Dengan Perkembangan teknologi informasi, komunikasi dan internet telah menjadi media untuk berinovasi pada sistem pemerintahan dengan model yang terbaru, teknologi informasi dan internet mendorong perubahan paragdima birokrasi tradisional, menuju e-goverment (yang menekankan pada jaringan terkoordinasi, kerja sama dan integrasi). Oleh karena itu dalam mewujudkan Kota Pekanbaru menuku Smart City Madani maka TI menjadi salah satu elemen utama dalam manajerial pemerintahan yang lebih baik lagi.

Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menunjang administrasi perkantoran.

Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting di setiap organisasi atau instansi pemerintah. Dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi, penyelesaian dokumen dan

surat-surat dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah digital. di lingkungan instansi pemerintah untuk mendukung program sistem pemerintahan berbasis elektronik – SPBE.

Dengan adanya aplikasi E-Office, instansi diharapkan dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.